ใบงานท 2 การจ ดการเอกสาร

Transcription

1 ใบงานท 2 การจ ดการเอกสาร การต งค าหน ากระดาษแนวต ง และแนวนอน ใน Word2010 การจ ดวางหน ากระดาษของเอกสาร สามารถทาได ท งแนวต ง และแนวนอน ซ งม ว ธ การต งค าหน ากระดาษ ด งน 1. คล กแท บ เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) 2. คล กเล อก การวางแนว (Orientation) แล วเล อกแนวการจ ดวางหน ากระดาษตามท เราต องการ เพ ยงเท าน เอกสารก จะถ กจ ดวางตามแนวหน ากระดาษท ก าหนด

2 การกาหนดระยะขอบกระดาษ ใน Word2010 การกาหนดระยะขอบกระดาษน น ม ผลโดยตรงเม อส งพ มพ หน ากระดาษออกมา เน องจากระยะขอบกระดาษ ท แคบจะไม ม พ นท เหล อให เข าเล มได ด งน นเราจ งควรม การกาหนดระยะขอบกระดาษท เหมาะสม ซ งการ กาหนดระยะขอบกระดาษ สามารถทาได ด งน 1. คล กแท บ เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) 2. คล กเล อก ระยะขอบ (Margin) แล วเล อกระยะขอบท ต องการ เอกสารจะถ กปร บเปล ยนระยะขอบกระดาษท กาหนดแล ว

3 การบ นท กเอกสาร ใน Word2010 หล งจากท เราพ มพ งานแล ว เราก ย อมม การจ ดเก บเอกสารน นไว สาหร บการใช งานในคร งต อไปด วย ซ งการ บ นท กเอกสารน น ก ม อย ด วยก นหลายร ปแบบ ซ งเราต องเล อกบ นท กเอกสารให เหมาะก บการนาไปใช งานด วย การบ นท กเอกสารใหม 1. คล กป ม แฟ ม (File) > บ นท ก (Save) 2. เล อกสถานท จ ดเก บไฟล เอกสาร 3. กาหนดช อไฟล เอกสาร 4. คล กป ม บ นท ก (Save)

4 การบ นท กเอกสารแบบสาเนา การบ นท กเอกสารแบบสาเนา เป นการบ นท กไฟล เอกสารเพ อป องก นกรณ ฉ กเฉ นท อาจเก ดข น เช น การเป ด ไฟล เอกสาร หร อไฟล ส ญหาย เป นต น ซ งการบ นท กไฟล ล กษณะน ทาได โดย 1. คล กป ม แฟ ม (File) > บ นท กเป น (Save As)

5 2. เล อกสถานท จ ดเก บไฟล เอกสาร 3. กาหนดช อไฟล เอกสาร 4. คล กป ม บ นท ก (Save) การบ นท กเอกสารให ใช ได ก บ Word ใน Word2010 การบ นท กเอกสารแบบ Word น นเป นการบ นท กไฟล เอกสารเพ อนาไปเป ดในโปรแกรม Microsoft Word เวอร ช น ซ งการบ นท กไฟล ในล กษณะน ท าได ด งน 1. คล กป ม แฟ ม (File) > บ นท กเป น (Save As)

6 2. เล อกสถานท จ ดเก บไฟล เอกสาร 3. กาหนดช อไฟล เอกสาร 4. กาหนดชน ดของไฟล ให เป น Word Document 5. คล กป ม บ นท ก (Save) การกาหนดร ปแบบต วอ กษร ใน Word2010 ในการสร างเอกสารข นมาแล ว หล งจากท ป อนข อม ลต าง ๆ ลงไปแล ว เพ อให เอกสารม ความสวยงาม และ สมบ รณ มากข น ก ควรจะม การกาหนดร ปแบบของเอกสารให ตรงก บความต องการในการนาไปใช งาน การกาหนดร ปแบบต วอ กษร ก อนการพ มพ

7 การกาหนดร ปแบบต วอ กษรในเอกสารน น สามารถทาได ท งก อน และหล งพ มพ ข อความ ซ งแต ละล กษณะม ด งน 1. คล กเมาส วางเคอร เซอร เพ อเร มการพ มพ 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ 4. เม อพ มพ ข อความข นมา ร ปแบบต วอ กษรก จะปรากฏเป นไปตามท กาหนด

8 การกาหนดร ปแบบต วอ กษร หล งการพ มพ

9 1. คล กเมาส ซ ายเล อกข อความท ต องการเปล ยนร ปแบบต วอ ก 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ 4. ข อความจะถ กปร บเปล ยนร ปแบบต วอ กษรตามท เล อก การกาหนดปร บขนาดต วอ กษร ใน Word2010

10 ถ าข อความท พ มพ ลงไปในเอกสารม ขนาดเล กหร อใหญ จนเก นไป เราสามารถปร บเปล ยนขนาดของต วอ กษรได ด วยข นตอนด งน การปร บขนาดต วอ กษร 1. เล อกข อความท ต องการปร บขนาดต วอ กษร 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. กดท ล กศรลงมา แล วเล อกขนาดตามต องการ เพ ยงเท าน ข อความท เราเล อก ก จะถ กปร บขนาดต วอ กษรตามท เราก าหนด การปร บเปล ยนส ต วอ กษร ใน Word2010

11 ถ าต องการพ มพ ข อความลงไปในเอกสารเพ อความสวยงาม เราสามารถกาหนดส ให ต วอ กษรได ด วยข นตอน ด งต อไปน การปร บเปล ยนส ต วอ กษร 1. เล อกข อความท ต องการก าหนดส ต วอ กษร 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. คล กป มอ กษร A (Font Color) ด งภาพแล วเล อกส ของต วอ กษรท ต องการ เพ ยงเท าน ข อความท เราเล อกน น ก จะเปล ยนส แล วคร บ การใส ส เน นข อความ ใน Word2010

12 การพ มพ ข อความลงไปในเอกสารน น ถ าต องการเน นข อความใด ๆ เป นพ เศษแล ว เราสามารถใส ส ให ก บ ข อความน นได ด วยข นตอนด งน ว ธ การใส ส เน นข อความ 1. เล อกข อความท ต องการใส ส 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. คล กเล อกป ม ส เน นข อความ (Text Highlight Color) แล วเล อกส ท ต องการใช เน นข อความ เพ ยงเท าน ข อความท เราเล อกก จะปรากฏส ท เน นไว ข นมา การสร างเอกสารใหม ใน Microsoft Word 2010

13 ส วนมากการทางานอ นด บแรกท เราต องทาในโปรแกรม Microsoft Word ก ค อ การสร างเอกสารท ตรงก บ ความต องการข นมาใช งาน ซ งการสร างเอกสารก สามารถทาได หลายว ธ ด งข นตอนด านล างน ว ธ ท 1 การสร างเอกสารเปล า 1. คล กป ม แฟ ม (File) > สร าง (New) > เอกสารเปล า (Blank document) 2. คล กป ม สร าง (Create) 3. หล งจากน นเอกสารใหม ก จะถ กสร างข นมา ต วอย างการสร างเอกสารเปล า ว ธ ท 2 การสร างเอกสารจากแม แบบ

14 เป นการสร างเอกสารจากแม แบบสาเร จร ปท ม อย ในโปรแกรม ซ งม ข นตอนด งน 1. คล กป ม แฟ ม (File) > สร าง (New) > ต วอย างแม แบบ (Sample templates) 2. เล อกแม แบบท เราต องการ 3. คล กป ม สร าง (Create)

15 เอกสารใหม จะถ กสร างข นมาตามแม แบบท เล อก

16 การใส ลาด บต วเลขให ข อความ ใน Word 2010 หากในเอกสารม แต ข อความท เป นต วอ กษร ก อาจจะทาให ยากต อการทาความเข าใจ และยากท จะจ ดการก บ ข อม ลเหล าน น ซ งเราสามารถแก ไขป ญหาด งกล าวได อย างง าย ๆ ด วยการจ ดลาด บต วเลขให ก บข อความด วย ว ธ การด งต อไปน ว ธ การจ ดลาด บต วเลขให ข อความ 1. คล กหน าข อความแรกท จะจ ดลาด บ 2. คล กแท บ หน าแรก (Home) 3. คล กป ม ลาด บเลข (Numbering) แล วเล อกร ปแบบลาด บเลขท ต องการ

17 เพ ยงเท าน ลาด บเลขท เล อกก จะแสดงข นมาแล ว

18 การจ ดตาแหน งข อความ ใน Word2010 ในการจ ดวางข อความลงไปในเอกสาร ควรจ ดวางข อความให ม ความน าสนใจ และสอดคล องก บชน ดของ เอกสารน น ๆ ด วย ซ งการจ ดวางข อความลงไปในเอกสารน น ก ม อย หลายล กษณะด วยก น ได แก การจ ดตาแหน งข อความแบบก งกลาง เป นการกาหนดให ข อความถ กจ ดวางอย ตรงก งกลางของหน าเอกสาร ซ งการจ ดวางข อความในล กษณะน ทาได โดย 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม ก งกลาง (Center) หร อกดค ย ล ด Ctrl+E บนค ย บอร ดก ได การจ ดวางตาแหน งข อความแบบช ดทางซ าย เป นการกาหนดให ข อความถ กจ ดวางช ดทางด านซ ายม อของหน าเอกสาร ซ งการจ ดวางข อความในล กษณะน ทาได โดย 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม จ ดแนวข อความช ดซ าย (Align Text Left) หร อกดค ย ล ด Ctrl+L บนค ย บอร ดก ได

19 การจ ดตาแหน งข อความแบบช ดทางขวา เป นการกาหนดให ข อความถ กจ ดวางช ดทางด านขวาม อของหน าเอกสาร ซ งการจ ดวางข อความในล กษณะน ทาได โดย 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม จ ดแนวข อความช ดขวา (Align Text Right) หร อกดค ย ล ด Ctrl+R บนค ย บอร ดก ได

20 การจ ดวางข อความแบบเต มแนว เป นการกาหนดให ข อความถ กขยายจ ดวางให เต มหน ากระดาษ โดยท ไม ม การกาหนดระยะห างระหว างคา ทา ให ในแต ละประโยคม ช องว างระหว างคาค อนข างมาก การจ ดวางข อความในล กษณะน ทาได โดย 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม เต มแนว (Justify) หร อกดค ย ล ด Ctrl+J บนค ย บอร ดก ได

21 การจ ดวางตาแหน งข อความแบบกระจายเต มแนว เป นการกาหนดให ข อความถ กขยายจ ดวางให เต มหน ากระดาษ คล ายก บการจ ดวางข อความแบบเต มแนว แต จะม การจ ดระยะหาระหว างค าให สวยงามมากข น การจ ดวางข อความแบบน ทาได โดย 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม กระจาย (Distributed)

22 การจ ดระยะห างระหว างบรรท ด ใน Word 2010 หากเราพบว า ข อความแต ละบรรท ดม ระยะห างท ไม สวยงาม หร อห างก นมากจนเก นไป เราก สามารถท จะจ ด ระยะห างระหว างบรรท ดได ท งทาให ห างมากกว าเด ม หร อจะให ม ระยะห างเป นปกต เหม อนใน Word 2003 ได ด วยว ธ การ ด งต อไปน ว ธ การจ ดระยะห างให เหม อน Word เล อกข อความท ต องกร 2. คล กป ม ระยะห างบรรท ดและย อหน า (Line and paragraph spacing) แล วเล อก ต วเล อกระยะห าง บรรท ด คล กท ช องส เหล ยมคาว า ไม เพ มช องว างระหว างย อหน าท ม ล กษณะเด ยวก น

23

24 ว ธ การจ ดระยะห างระหว างบรรท ดให มากกว าปกต 1. เล อกข อความท ต องการ 2. คล กป ม ระยะห างบรรท ดและย อหน า (Line and paragraph spacing) แล วเล อกระยะห างระหว าง บรรท ดท ต องการ

25